Ključna dejstva o samosvoji nabavi.

V prvi vrsti je samosvoja nabava pojav, ki vpliva na vsa podjetja. Čeprav ima sam izraz v tehnični literaturi različne definicije, so si v svojem bistvu podobne in idejo lahko strnemo v »nabavo predmetov zunaj obsega standardiziranih nabavnih kanalov«, kot je na primer objavil Helmut Wannenwetsch.

Na kratko lahko rečemo, da pojav samosvoje nabave vključuje vse nabave materialov in storitev, ki so opravljeni zunaj obsega izpogajanih okvirnih sporazumov ali z izogibanjem opredeljenim procesom javnega naročanja in tako izključujejo ustrezne posameznike nabavnega oddelka.

Vzroki za samosvojo nabavo

Vzroki samosvoje nabave so tako različni kot tisti, ki to počnejo v podjetjih. V nekaterih primerih, ko ljudje na spletu iščejo primerne C-dele ali potrošni material, naletijo na (kar se zdi) nepremagljivo poceni ponudbo. Vendar, če morajo vse najprej dati preveriti pri nabavnem oddelku – kot bi morali – izgubijo čas. V mnogih primerih nizkocenovna ponudba tako poteče. Njihova glavna skrb je, da se hitro odzovejo in izkoristijo ponudbo.

V drugih primerih morajo ljudje sodelovati s svojim oddelkom, da se hitro odzovejo na pritisk strank glede rokov in pri tem zaobidejo nabavni oddelek. Navsezadnje gre za to, da so stranke zadovoljne!

V mnogih primerih pa je preprosto tako, da zadevne osebe v tehničnih oddelkih niso seznanjene s predpisi, ki jih je določil nabavni oddelek, kar pomeni, da ne vedo, kateri so pravilni koraki, in preprosto naročijo, kar potrebujejo. Pogosto je tudi res, da podjetja nimajo strukturiranega upravljanja C-delov ali vitkih procesov za nabavo potrošnega materiala. Ti primeri jasno kažejo, da se lahko pojavi širok razpon scenarijev, ko gre za samosvojo nabavo in upravljanje potrošnega materiala. Vsemu temu pa je skupno, da nastajajo nepotrebni stroški. Ker je pojav samosvoje nabave pravi denarni sod brez dna za podjetja vseh velikosti, ga preučujejo tudi strokovnjaki.

Pri samosvoji nabavi ne gre za potrebo po materialih

Na akademski ravni* so razlogi za samosvojo nabavo dandanes podrobno opisani:

Namerna samosvoja nabava: Če zaposleni kupijo C-dele (ali drugo blago), ne da bi vključili nabavni oddelek, je lahko eden od razlogov ta, da prejmejo ali so prejeli osebno prednost od dobavitelja.

Nenamerna samosvoja nabava: Zaposleni naroči nujno potreben C-del pri dobavitelju A, ker ne ve, da ima njegovo podjetje sklenjeno okvirno pogodbo z dobaviteljem B.

Absolutna nujnost: Za izpolnitev naročila je potrošni material potreben tako nujno, da ga naročijo izven delovnega časa pri najbližjem dobavitelju, ki ga lahko takoj zagotovi.

Dobronamerno dejanje: Potrošni material se dobronamerno naroča pri domnevno nizkocenovnem dobavitelju.

Nepremišljen nakup: Zaposleni kupujejo potrošni material, medtem ko namerno obidejo obstoječe nabavne procese.

*Katja Seifert, 2010, »Maverick Buying – Ursachen, Konsequenzen und Lösungsansätze« [Maverick buying – causes, consequences and solutions], Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/193053

Kako odpraviti samosvojo nabavo.

Ali v vlogi generalnega direktorja ali kontrolorja tudi vi menite, da morate sprejeti ukrepe za zagotavljanje najboljše možne zanesljivosti oskrbe v vašem podjetju?

Potem ukrepajte! Ne glede na to, ali je samosvoja nabava posledica stresa med proizvodnjo ali pomanjkanja zaupanja v nabavni oddelek ali pa zaposleni v proizvodnji ne morejo čakati na C-del in ga zato enostavno naročijo sami: vse vas bo nedvomno stalo denarja – vsakokrat.