Zo werkt onze eShop: tips, functies en voordelen

In de gebruikersadministratie kunt u extra eShop-gebruikers aan uw Hoffmann Group-klantenaccount toevoegen. Zo kunnen u en uw collega's het Hoffmann Group eShop klantaccount delen. Bovendien biedt onze eShop een uitgebreide set mogelijkheden om de autorisaties, rollen en verantwoordelijkheden van uw medegebruikers in kaart te brengen.

Bij aanvang heeft alleen een eShop beheerder toegang tot de gebruikersadministratie. Beheerders kunnen echter beheerdersrechten aan andere eShop gebruikers toewijzen.

Het voordeel:
Met het toekennen van verschillende rechten in de eShop, kunt u uw bestelproces eenvoudig digitaal in kaart brengen in onze eShop. Zo kunt u bijvoorbeeld kostenplaatsen, afleveradressen of orderrestricties als minimum/maximum orderwaarde of artikelwaarde per gebruiker vastleggen. Zo weet u zeker dat medewerkers alleen aankopen doen binnen het kader van hun bevoegdheden.

Een nieuwe gebruiker aanmaken:
1. Log in op uw Hoffmann Group klantenaccount en ga naar de pagina "Mijn eShop account". Selecteer "Gebruikersbeheer" .
2. Klik op "Nieuwe gebruiker aanmaken".
3. Vul in ieder geval de met een sterretje gemarkeerde verplichte velden in om een nieuwe gebruiker aan te kunnen maken.
4. Op deze plaats heeft u de mogelijkheid om extra autorisaties toe te kennen en om individuele configuraties voor deze nieuwe gebruiker te doen (bijv. afleveradres opslaan, kostenplaats toewijzen, etc.).
5. Klik op "Nieuwe gebruiker aanmaken".
6. Geef vervolgens de gebruikersnaam en het voorlopige wachtwoord aan de nieuw aangemaakte gebruiker.

Gebruikersrechten beheren:
1. Log in op uw Hoffmann Group klantenaccount en ga naar de pagina "Mijn eShop account". Selecteer "Gebruikersbeheer".
2. Klik op de betrokken gebruiker
3. Pas naar behoefte aan: machtigingen, rollen en verantwoordelijkheden, toegang en persoonlijke gegevens, orderbeperkingen en standaard kostenplaatsen en afleveradressen.
4. Bevestig de aanpassing door op "Opslaan" te klikken.

Overzicht van alle configuratie-opties die eShop administrators kunnen instellen voor eShop gebruikers:

Machtigingen

Mag specials aanvragen en bestellen
De gebruiker mag offertes van specials aanvragen en de bestellingen verwerken.

Mag winkelmandje toevoegen aan collectieve bestelling
Deze machtiging stelt de gebruiker in staat artikelen of hele winkelmandjes aan een verzamelorder toe te voegen.

Mag verzamelorders bewerken en verzenden
Als meerdere winkelmandjes van verschillende gebruikers zijn gecombineerd, mag deze gebruiker hierin wijzigingen aanbrengen en/of de bestelling afronden.

Mag alle orders doorzoeken
Indien deze toestemming is verleend, heeft de gebruiker toegang tot de orders van alle gebruikers van deze klant. Zonder dit recht kan de gebruiker alleen zijn eigen orders inzien.

Mag offertes afdrukken
Deze gebruiker heeft de mogelijkheid om zijn winkelwagen af te drukken als een niet-bindende offerte.

Mag afzonderlijke offertes aanvaarden en bewerken
Met deze rechten kan de gebruiker offertes aanvaarden die afzonderlijk door de verkoopafdeling zijn aangemaakt en indien nodig wijzigingen aanbrengen.

Mag facturen bekijken en afdrukken
Met dit recht mag de gebruiker de facturen voor geplaatste bestellingen bekijken. De gebruiker kan ze ook afdrukken.

Is eShop administrator
Als eShop administrator heeft u uitgebreide rechten, zoals het aanmaken van gebruikers en het beheren van hun verantwoordelijkheden en rollen.

Mag bestelnummers bewerken
De gebruiker kan bestelnummers aanmaken, wijzigen en verwijderen.

Mag alleen artikelen bestellen met bestelnummers
De gebruiker is beperkt in de orderverwerking en kan geen artikelen zonder bestelnummer aan het winkelmandje toevoegen.

Mag alleen testbestellingen doen
Dit recht kan worden gebruikt om te testen of alle instellingen (bv. orderbeperkingen, autorisatieprocessen) correct zijn geconfigureerd. De testbestellingen worden niet daadwerkelijk verzonden en worden derhalve niet in rekening gebracht.

Heeft toestemming om afleveradressen te selecteren
Als deze toestemming is aangevinkt, kan de gebruiker alleen afleveradressen selecteren die door de administrator zijn aangemaakt. De gebruiker kan niet zelf adressen invoeren.

Mag het afleveradres in het winkelmandje wijzigen
Als deze machtiging is aangevinkt, kan de gebruiker bestaande afleveradressen in het winkelmandje wijzigen of een nieuw afleveradres invoeren.

Mag per creditcard betalen
Indien deze machtiging is geactiveerd, kan de gebruiker bij het afronden van de bestelling de betaalwijze " creditcard" kiezen.

Mag per factuur betalen
Indien deze machtiging geactiveerd is, heeft de gebruiker toestemming om bij het afronden van de bestelling de betaalwijze "factuur" te selecteren.

Is een autorisator
Deze gebruiker is tevens een autorisator en kan orders goedkeuren.

Moet orders laten goedkeuren door persoon X
Deze gebruiker moet bestellingen altijd laten goedkeuren door een bepaalde persoon.

Heeft goedkeuring nodig bij overschrijding van de maximale artikelwaarde
Als de gedefinieerde maximale artikelwaarde wordt overschreden, moet de gebruiker de order laten goedkeuren door de gedefinieerde goedkeurder voordat de order wordt voltooid.

Heeft goedkeuring nodig als de maximale orderwaarde wordt overschreden
Als de gedefinieerde maximale orderwaarde wordt overschreden, moet de gebruiker de order laten goedkeuren door de gedefinieerde goedkeurder voordat de order wordt voltooid.

Produktfilter toepassen
Hier stelt u in of de door de administrator aangemaakte productfilters al dan niet van kracht moeten worden voor de gebruiker.

Hier kunt u verplichte velden definiëren voor uw bedrijf, zodat een online bestelling alleen kan worden verzonden na invulling. U kunt hier ook automatisch interne bestelnummers genereren (zie intern bestelnummer).

Uw voordeel:
Bij bestellingen in de eShop worden de verplichte velden overgenomen op de bestel- en leveringsdocumenten. Dit maakt toewijzing van goederen en bestellingen in het interne bestelproces van uw bedrijf een stuk eenvoudiger.

Hier kunt u uw inloggegevens en persoonlijke gegevens wijzigen en de instellingen voor e-mailberichten beheren.

Uw voordeel:
Bij wijzigingen kunt u op elk moment uw persoonlijke gegevens bijwerken en uw voorkeuren aanpassen.

In onze eShop kunt u nieuwe afleveradressen aanmaken en bestaande adressen wijzigen of verwijderen. Afleveradressen van bedrijven kunnen alleen door eShop administrators worden beheerd. EShop administrators kunnen bovendien de aangemaakte afleveradressen aan eShop gebruikers toewijzen als vooraf ingestelde afleveradressen voor bestellingen.

Uw voordeel:
De juiste afleveradressen worden altijd automatisch opgeslagen tijdens uw bestelproces. U bespaart tijd bij de verwerking van uw online bestellingen en vermindert de kans op fouten.

Als administrator van een eShop hebt u ook de mogelijkheid om verschillende afleveradres settingen per eShop gebruiker op te slaan. Op die manier heeft u altijd controle over de afleveradressen die tijdens het bestelproces worden gebruikt.

Standaard afleveradressen voor eShop gebruikers instellen:
1. Log in op uw Hoffmann Group klantenaccount en ga naar de pagina "mijn eShop account".
2. Selecteer "gebruikersbeheer" en de gewenste eShop gebruiker aan wie u meer rechten wilt toekennen.
3. Scroll naar het item "Afleveradressen" en definieer welk standaard afleveradres voor deze eShop gebruiker moet worden opgeslagen voor een soepele verwerking van het bestelproces.
4. Scroll naar beneden naar "Autorisaties" en vink het vakje "kan afleveradressen selecteren" aan. Dit stelt de eShop-gebruiker in staat om tijdens het bestelproces tussen verschillende afleveradressen te kiezen.
5. Vink het vakje "afleveradressen in het winkelmandje kunnen wijzigen" aan. Dit stelt de eShop-gebruiker in staat tijdens het bestelproces zelfstandig afleveradressen te wijzigen.

Zie ook Gebruikersbeheer

In onze eShop heeft u de mogelijkheid om veelgebruikte artikelen op te slaan in uw persoonlijke artikellijsten en deze te gebruiken als bestelsjabloon.

Uw voordeel:
Met behulp van artikellijsten kunt u sneller bestellingen plaatsen voor artikel die regelmatig nodig zijn. U hebt de mogelijkheid om de gewenste artikelen toe te voegen op de categoriepagina's, de productpagina's, in het winkelmandje, via een Excel-bestand of in de artikellijst zelf. U kunt zoveel sjablonen maken als u wilt en ze delen met collega's.

Met de mogelijkheid van directe aankoop in onze eShop kunt u reeds bekende artikelnummers en maten nog sneller vinden en bestellen. Herhaalbestellingen zijn mogelijk via ons bestelformulier.

Uw voordeel:
Met behulp van de meteen kopen-functie kunt u artikelen rechtstreeks aan de winkelwagen toevoegen door de overeenkomstige artikel- of artikelnummers in te voeren en zo profiteren van tijdwinst bij de bestelverwerking.

In onze eShop heeft u de mogelijkheid om herhaalorders te plaatsen via de bestelgeschiedenis. Met slechts één klik kunt u artikelen in uw winkelwagen plaatsen en nabestellen.

Uw voordeel:
Met nabestellingen vermindert u de tijd en moeite die uw personeel moet besteden aan onnodig zoeken naar de juiste artikelen.

In de sectie "Individuele offertes" kunt u alle offertes zien die onze verkoopafdeling individueel en vrijblijvend voor u heeft opgesteld. U kunt deze aanbiedingen sorteren of zoeken op offertenummer en aanvrager. U kunt ons ook snel en gemakkelijk online op de hoogte brengen van eventuele wijzigingsverzoeken.

Uw voordeel:
Met slechts één klik heeft u toegang tot al uw individuele offertes en kunt u deze eenvoudig en gemakkelijk bestellen.

Met behulp van onze online bladercatalogus kunt u geschikte artikelen met één klik in het winkelmandje van onze eShop leggen en ze direct kopen.

Uw voordeel:
Door onze online bladercatalogus te gebruiken, kunt u artikelen gemakkelijk en snel vinden. U kunt cataloguspagina's ook digitaal bookmarken, inhoud delen met collega's en afzonderlijke pagina's opslaan. Bovendien kunt u artikelen rechtstreeks uit de catalogus in de eShop bestellen.

Zo vindt u de bladercatalogus in de eShop:
1. Log in op Hoffmann Group klantenaccount en klik op " Services" in de menubalk. Selecteer "bladercatalogus” .
2. U komt nu op een overzicht van onze catalogi en onze verzamelcatalogus.
3. Klik op de gewenste catalogus om de bijbehorende online bladercatalogus te openen.

Een artikel zoeken in de bladercatalogus:
1. Selecteer het gewenste catalogusnummer, zodat de bijbehorende online bladercatalogus wordt geopend.
2. Klik op het vergrootglassymbool rechtsboven. U kunt nu een zoekterm invoeren
3. Klik nogmaals op het vergrootglas om alle pagina's weer te geven die met uw zoekopdracht overeenkomen.
4. Selecteer de pagina met het artikel dat u zoekt.

Artikelen overbrengen van de bladercatalogus naar de eShop:
1. Klik op de prijs van het artikel in de online bladercatalogus.
2. U wordt nu in een nieuw venster doorverwezen naar de productpagina van het artikel en het artikel wordt automatisch toegevoegd aan uw winkelwagen.

Een artikel bekijken in de bladercatalogus vanuit eShop:
1. Zoek naar het item via de zoekbalk in onze eShop.
2. Klik op " bladercatalogus". U wordt nu rechtstreeks naar de overeenkomstige pagina van de flip-catalogus geleid en kunt uw artikel gemakkelijk vergelijken met gelijksoortige producten.

Een bookmark instellen:
1. Selecteer het gewenste catalogusdeel, zodat de bijbehorende online bladercatalogus wordt geopend.
2. Klik op het " bookmark " symbool rechts onderaan.
3. Optioneel kunt u een notitie toevoegen.

Inhoud met collega's delen:
1. Selecteer het gewenste catalogusdeel zodat de bijbehorende online bladercatalogus wordt geopend.
2. Klik op het "delen " symbool rechts bovenaan.
3. Er verschijnt een keuzemenu van verschillende media.
4. Klik op het symbool "e-mail" om automatisch een e-mail te openen met een link naar de online cataloguspagina.

Mobiele barcodescanner:

U hebt de mogelijkheid om barcodes, EAN-codes op verpakkingen, artikelen of barcodelijsten op uw mobiele apparaat te scannen en zo uw winkelmandje in de eShop te vullen.

Uw voordeel:
Door gebruik te maken van de mobiele barcodescanner kunt u overal en altijd snel en eenvoudig bestellingen plaatsen via uw smartphone of tablet. U bespaart ook tijd bij het verwerken van orders en vermindert de kans op fouten.

Artikel scannen met uw mobiele apparaat:
1. log op uw smartphone in op het Hoffmann Group klantenaccount.
2. Klik op het "barcode" pictogram aan de rechterkant in de zoekbalk.
3. Nadat u toegang hebt gegeven tot uw camera, wordt deze geopend en kunt u de gewenste artikelen of barcodelijsten scannen.
4. Activeer de knop "Toevoegen aan winkelwagentje" om de gescande producten rechtstreeks naar uw winkelwagentje over te brengen.

Met behulp van ons bestelformulier kunt u meervoudige invoer gebruiken om artikelnummers en maten die u kent nog sneller te vinden en te bestellen.

Uw voordeel:
Met het bestelformulier kunt u gemakkelijk verschillende artikelen aan het winkelmandje toevoegen door ze meerdere keren in te voeren en zo kostbare tijd besparen.

In onze eShop kunt u uw interne fiatteringsprocessen eenvoudig elektronisch en automatisch in kaart brengen.

Uw voordeel:
Dankzij het fiatteringsproces in de eShop behoort het dure en tijdrovende controleren en fiatteren van bestelformulieren tot het verleden.

In onze eShop kunt u over een bepaalde periode artikelen of hele winkelwagens van meerdere bestellers verzamelen en deze vervolgens in één keer als verzamelbestelling bestellen.

Uw voordeel:
Door verzamelorders te plaatsen, vermijdt u veelvuldige individuele orders met veel werkstappen. Bovendien bespaart u op verzendkosten, ontlast u de orderverwerking van binnenkomende goederen en facturen en levert u een positieve bijdrage aan het milieu.

In het gedeelte "Gebruikersbeheer" kan de eShop-beheerder het recht toekennen om artikelen aan collectieve bestellingen toe te voegen of om deze te bewerken en te verzenden.

In onze eShop kunnen interne kostenplaatsen gemakkelijk worden opgeslagen, bijgehouden en in de bijbehorende orders en aankoopdocumenten weergegeven worden.

Alleen eShop-beheerders kunnen kostenplaatsen aanmaken. Deze worden vervolgens toegewezen aan de eShop-gebruikers.

Uw voordeel:
Door kostenplaatsen voor elke bestelling op te slaan, komen facturen altijd bij de verantwoordelijke medewerker terecht en is het moeizame toewijzen van facturen aan kostenplaatsen en het zoeken naar de juiste besteller niet langer nodig.

Het is in onze eShop verplicht een eigen inkoopreferentie toe te kennen aan eShop-orders. U kunt dit voor elke afzonderlijke order opslaan of het automatisch aan elke eShop-bestelling laten toevoegen volgens vooraf bepaalde criteria.

Uw voordeel:
Voor eShop-bestellingen wordt uw inkoopreferentie overgenomen op bestel- en afleverdocumenten. Dit maakt de toewijzing van goederen en bestellingen in het interne bestelproces van uw bedrijf eenvoudiger.

Het toekennen van inkoopartikelcode geeft u de mogelijkheid om items in de eShop door middel van nummers of tekst te personaliseren of favoriet te maken. Om inkoopartikelcode te kunnen aanmaken, moet een eShop-beheerder hiertoe gemachtigd zijn. Bovendien kunnen eShop-beheerders instellen dat eShop-gebruikers alleen artikelen met inkoopartikelcode mogen bestellen.

Uw voordeel:
Het gebruik van inkoopartikelcode geeft u de mogelijkheid om uw favorieten in de eShop te markeren of om inkoopartikelcode te ontwerpen op een manier die bij u en uw bedrijf past. Individuele inkoopartikelcode krijgen voorrang bij het zoeken in de eShop, waardoor u artikelen met inkoopartikelcode snel kunt vinden. Met de optie om alleen artikelen met inkoopartikelcode te bestellen, profiteert u ook van het limiteren van de bestelfunctie van bepaalde artikelen voor bepaalde gebruikers.

Als eShop-beheerder hebt u ook de mogelijkheid om verschillende instellingen te definiëren voor de toewijzing van een inkoopartikelcode aan eShop-gebruikers.

Definieer welke eShop gebruikers inkoopartikelcodes mogen wijzigen:
1. Log in op uw Hoffmann Group klantenaccount en ga naar "My eShop account". Selecteer "Gebruikersbeheer" en de eShop gebruiker wiens rechten u wilt wijzigen.
2. Scroll naar het item "mag inkoopartikelcodes bewerken" en definieer hier of de eShop gebruiker inkoopartikelcodes mag bewerken.

Vastleggen dat alleen artikelen met inkoopartikelcode kunnen worden besteld:
1. Log in op uw Hoffmann Group klantenaccount en ga naar "My eShop account". Selecteer "Gebruikersbeheer" en de eShop gebruiker wiens rechten u wilt wijzigen.
2. Scroll naar het item "mag alleen items met inkoopartikelcodes bestellen" en vink het vakje aan als deze eShop gebruiker alleen items met inkoopartikelcodes mag bestellen.

In onze eShop kunt u te allen tijde een winkelwagen als vrijblijvende offerte opslaan en printen. U kunt deze offerte dan terug in het winkelwagen leggen, bewerken of weer verwijderen. Om opgeslagen offertes te kunnen afdrukken, moet u de toestemming hebben van een eShop-beheerder.

Uw voordeel:
Met de geprinte offerte kunt u bijvoorbeeld een fysieke handtekening van uw supervisor(s) verkrijgen en zo uw interne goedkeuringsproces ondersteunen. Na goedkeuring door uw supervisor laadt u de opgeslagen offerte gewoon weer in uw winkelwagen.

Productfilters bieden u de mogelijkheid om de zichtbaarheid of bestelbaarheid van geselecteerde artikelen(reeksen) te beperken voor alle of individuele gebruikers in uw bedrijf. Niet zichtbare artikelen zijn niet langer te vinden via de gewone zoekopties. Artikelen die niet kunnen worden besteld, blijven opzoekbaar en zichtbaar. Ze kunnen echter niet aan de winkelwagen worden toegevoegd en krijgen de opmerking "Dit artikel kan niet worden besteld".

Productfilters kunnen alleen door eShop beheerders worden aangemaakt.

Uw voordeel:
Met productfilters kunt u uw interne bestelprocedures optimaliseren.

In het gedeelte "Bestellingen" vindt u een gedetailleerd overzicht van alle bestellingen en de actuele leverstatus. Reeds gekochte artikelen kunt u hier ook gemakkelijk nabestellen (zie nabestellen).

Uw voordeel:
U kunt al uw bestellingen in één oogopslag zien.

Met de inkoopstatistieken kunt u op elk moment reeds verzonden bestellingen bekijken of exporteren, inclusief kostenplaatsen, gebruikers, aankooptijden, artikelen en prijzen.

Uw voordeel:
U weet altijd wat er besteld is en hoeveel.