Nepravidelné nakupování – dobrá rada nemusí být nutně drahá.

Klíčové skutečnosti o nepravidelném nakupování.

Nejprve je nutno zmínit, že nepravidelné nakupování je fenomén, který se týká všech společností. Ačkoli má tento pojem v technické literatuře různé definice, všechny jsou ve svém jádru podobné, přičemž jejich podstatu lze destilovat jako „obstarávání položek mimo rámec standardizovaných nákupních kanálů“, jak napsal Helmut Wannenwetsch.

Na tomto místě je nutné zmínit, že fenomén nepravidelného nakupování zásob zahrnuje veškeré nákupy materiálů a služeb, které jsou prováděny mimo rámec sjednaných rámcových smluv nebo obcházením definovaných nákupních procesů, a tím vyloučení příslušných jednotlivců nákupního oddělení z tohoto procesu.

Příčiny nepravidelného nakupování

Příčiny nepravidelného nakupování se liší podle toho, jak k tomuto procesu přistupují příslušní aktéři v jednotlivých společnostech. V některých případech, když lidé hledají vhodné C-díly nebo spotřební materiál online, narazí (na první pohled) na bezkonkurenční cenovou nabídku. Problém ovšem tkví v tom že pokud by tuto nabídku nejprve představili nákupnímu oddělení, jak stanoví předpisy, ztratili by tím drahocenný čas. V mnoha případech jsou tyto levné nabídky časově omezeny. Lidé jsou proto nuceni reagovat rychle, chtějí-li nabídku využít.

V jiných případech musí lidé spolupracovat se svým oddělením ve snaze adekvátně reagovat na tlak na termíny ze strany zákazníků, a přitom obcházejí nákupní oddělení. Koneckonců, ve výsledku jde o to, aby byli zákazníci spokojeni!

V mnoha případech se však také stává, že dotčené osoby v technických odděleních neznají předpisy stanovené nákupním oddělením, a tedy nevědí, jak má správný postup při nakupování vypadat, a jednoduše si objednají, co právě potřebují. Často také platí, že firmy nemají zavedené strukturované řízení zásob C-dílů nebo štíhlé procesy při pořizování spotřebního materiálu. Tyto příklady jasně ukazují, že při nákupu a správě spotřebního materiálu může nastat celá řada scénářů. Všechny je nicméně spojuje jeden společný jmenovatel – zbytečné náklady. Vzhledem k tomu, že fenomén nepravidelného nakupování je pro společnosti bez ohledu na jejich velikost černou dírou na peníze, zkoumají ho i odborníci.

Nepravidelné nakupování není o potřebě spotřebních materiálů

Příčiny nepravidelného nakupování byly nyní podrobně popsány také na akademické úrovni*:

Úmyslné nepravidelné nakupování: Pokud zaměstnanci nakupují C-díly (nebo jiné zboží) bez zapojení nákupního oddělení, jedním z důvodů může být skutečnost, že získali nebo jim byla přislíbena nějaká forma osobní výhody od daného dodavatele.

Náhodné nepravidelné nakupování: Zaměstnanec si objedná u dodavatele A urgentně potřebný C-díl, protože neví, že firma má s dodavatelem B uzavřenou rámcovou smlouvu.

Absolutní nutnost: Spotřební materiál je pro vyřízení objednávky nutný tak naléhavě, že je objednán mimo pracovní dobu u nejbližšího dodavatele, který je zrovna k dispozici.

Dobrý úmysl: Spotřební materiál je objednán s dobrými úmysly od údajně levného dodavatele.

Lehkomyslné či unáhlené nakupování: Zaměstnanci nakupují spotřební materiál a přitom záměrně obcházejí kroky stávajících nákupních procesů.

*Katja Seifert, 2010, „Maverick Buying – Ursachen, Konsequenzen und Lösungsansätze“ [Maverick buying – causes, consequences and solutions], Mnichov, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/193053

Jak eliminovat nepravidelné nakupování.

Domníváte se, že v rámci své role výkonného ředitele nebo kontrolora musíte přijmout opatření k zajištění nejlepšího možného zabezpečení dodávek ve vaší společnosti?

Pak na nic nečekejte a jednejte! Bez ohledu na to, zda je nepravidelné nakupování způsobeno stresem při výrobě nebo nedostatkem důvěry v nákupní oddělení, nebo zda si zaměstnanec výroby zkrátka nemůže dovolit čekat na konkrétní C-díl, a proto si jej jednoduše objedná sám: ve výsledku vás to nepochybně bude stát peníze – pokaždé a bez výjimky.