Einsparungen im Beschaffungsprozess durch elektronischen Datenaustausch

Nutzen Sie für die Beschaffung Ihrer benötigten Waren und Produkte auch immer noch manuelle Prozesse und Bestellwege, wie das Telefon, das Fax oder E-Mail? Verbringen Sie auch regelmäßig einen signifikanten Teil Ihrer Arbeitszeit mit der Abwicklung von Bestellungen und dem Nachverfolgen von Lieferungen? Damit sind Sie nicht allein, denn rund 62% der mittleren und ca. 82% der kleinen Unternehmen im deutsch-sprachigen Raum haben noch keine durchgängig elektronisch unterstützten Einkaufsprozess. Dennoch ist vielen Unternehmen nicht bewusst, dass sie damit ein Einsparungspotential an Beschaffungskosten vergeuden.
Erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von elektronisch unterstützten Prozessen interne Zeit- und Mitarbeiterressourcen gewinnen können und damit Ihren Unternehmenserfolg steigern können.

Was versteht man unter EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) ist der elektronische Datenaustausch von Geschäftsdokumenten in einem elektronischen Standardformat, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Elektronischer Datenaustausch in Kombination mit ERP Systemen und eProcurement-Plattformen

Die manuelle Verwaltung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Dokumenten in Papierform hat erhebliche Auswirkungen auf die täglichen Arbeitsabläufe im Einkauf und in der Verwaltung. Mit EDI kann Ihr Unternehmen, nachdem Sie die Bestellung direkt von Ihrem ERP-System oder Ihrer eProcurement-Plattform gesendet haben, alle zugehörigen Dokumente (z. B. Rechnungen) in elektronischer Form direkt in Ihrem System empfangen und verwalten.

Warum EDI?

  • Einfache Speicherung und Verwaltung von Dokumenten
  • Interne Bestellkosten senken
  • Wertvolle Arbeitszeit gewinnen
  • Bestell- und Lieferzeiten verkürzen
  • Vermeidung von Fehleingaben durch manuelle Erfassung

Die Vorteile durch den Einsatz von elektronischem Datenaustausch

Durch EDI profitieren Sie von einem automatisierten Dokumenteneingang, bei dem keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist und folglich weniger Fehler auftreten. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Bestellungen beispielsweise werden elektronisch versendet und automatisch in Ihr ERP-System übertragen. Die über EDI übermittelten elektronischen Dokumente werden automatisch verarbeitet und anschließend archiviert, wodurch die Kosten für die papierbasierte Dokumentenverwaltung entfallen. EDI beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse, indem Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen automatisch geprüft und die Bestell- und Lieferzeiten verkürzt werden. Durch EDI können sie Ihre Prozesskosten minimieren und schaffen wertvolle Zeit für Ihre Mitarbeiter im Einkauf, Wareneingang und in der Buchhaltung.

Elektronischer Datenaustausch bei der Hoffmann Group

Folgende Dokumente kann die Hoffmann Group mit Ihrem Unternehmen elektronisch austauschen:

  • Bestellungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Gutschriften

Auch kann die Hoffmann Group Produktdaten aus den Katalogen und aus dem eShop kundenindividuell elektronisch für Ihr Unternehmen bereitstellen. So schaffen Sie eine Basis für eine fehlerlose und effiziente Abwicklung von elektronischem Datenaustausch. Der Einsatz von EDI ist sowohl für große als auch für kleine Unternehmen sinnvoll. Aus diesem Grund unterstützen wir bei der Hoffmann Group alle gängigen EDI-Standards sowie einfachere kundenspezifische Lösungen. Zu den von uns unterstützten Formaten zählen unter anderem EDIFACT, SAP-IDOC Flat, SAP-IDOC-XML, cXML und csv. Zudem verwenden wir höchste Sicherheitsstandards, um einen sicheren elektronischen Datenaustausch zu garantieren.

Umfangreiche EDI-Beratung und -Betreuung der Hoffmann Group

Auf den ersten Blick mag der Umstieg auf einen elektronischen Einkaufsprozess wie ein kompliziertes Unterfangen aussehen, damit alles reibungslos funktioniert stehen Ihnen unsere eBusiness-Berater zur Verfügung. Wir unterstützen Sie im kompletten Prozess der Implementierung: im Vorfeld mit Beratung zur Ablauf- und Termin Planung, etc.; während der Implementierung und auch hinterher mit einer kompetenten Betreuung. Dabei können Sie auf unsere Erfahrung bauen, denn wir arbeiten bereits seit langer Zeit mit EDI und kommunizieren schon erfolgreich mit vielen unserer Kunden per EDI.

Haben Sie Fragen?

Wünschen Sie eine E-Business Beratung, um Ihre individuellen Prozesse zu optimieren? Unsere erfahrenen E-Business Mitarbeiter analysieren Ihre Bestell-, Fertigungs- und Produktionsprozesse und entwickeln individuelle Lösungen zur Optimierung Ihrer Prozesse und Senkung der Prozesskosten.

Sie erreichen uns telefonisch, per Email oder Fax.

Zur E-Business-Beratung

Mehr Informationen zu weiteren E-Business Lösungen der Hoffmann Group, um durch den Einsatz von E-Procurement bzw. elektronische Beschaffung Ihre Kosten und Aufwände im Bereich Beschaffung und Einkauf signifikant zu senken.

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