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eShop: le funzioni avanzate pensate per le aziende

L'eShop di Hoffmann Group ha moltissime funzioni avanzate che facilitano i processi di acquisto delle aziende: eccome come gestire le autorizzazioni multilivello degli utenti, usare i centri di costo e molto altro...


GESTIONE ACCOUNT

UTENTI

All’interno del tuo account (che rappresenta l'azienda) puoi creare un numero illimitato di utenti diversi e impostare ruoli e processi autorizzativi d’acquisto.

AUTORIZZAZIONI MULTILIVELLO

Puoi gestire gli utenti in termini di diritti, ruoli e responsabilità, accesso e dati personali, restrizioni degli ordini e centri di costo e indirizzi di consegna predefiniti.

CENTRI DI COSTO

Tramite la gestione dei centri di costo, i budget assegnati possono essere definiti, modificati, attivati o disattivati e assegnati ai singoli utenti o ad una divisione.

  • Utenti

    Esistono due tipi di utenti

    Utente amministratore

    • Può creare nuovi utenti eShop
    • Può assegnare diritti agli utenti di eShop
    • Può abilitare le funzioni di eShop per gli utenti
    • Può nominare ulteriori amministratori di eShop
    • Può utilizzare funzioni esclusive di eShop che sono disponibili solo per gli amministratori di eShop come: amministrazione degli utenti, indirizzi di consegna, impostazioni aziendali, centri di costo, filtri prodotto.

    Utente eShop

    • Può utilizzare le funzioni standard dell'eShop: creare Liste Articoli, utilizzare il modulo d'ordine, gestire il proprio Profilo personale, effettuare Ordini e visualizzare le statistiche di acquisto.
    • Può avere autorizzazioni differenti in base alle impostazioni create dall’amministratore, per es: accesso agli ordini da autorizzare, codici materiale, preventivi salvati o individuali.

    Come creare un nuovo utente

    NB. per creare un nuovo utente devi avere diritti di amministratore!

    1. Accedi al tuo account cliente Hoffmann Group e vai alla pagina "Il mio account eShop". Seleziona "Utenti" e clicca su “Aggiungi utente”
    2. Come minimo, compilare i campi obbligatori contrassegnati da un asterisco per creare un nuovo utente.
    3. A questo punto hai la possibilità di assegnare ulteriori diritti per effettuare configurazioni individuali per questo nuovo utente (es. indirizzo di consegna in negozio, assegnazione centro di costo, ecc.).
    4. Clicca su “Aggiungi utente” e comunica all'utente appena creato il suo nome utente e la sua password iniziale.

  • Autorizzazioni

    Personalizza e gestisci ruoli e diritti per ogni utente

    Stabilisci le autorizzazioni assegnate ad ogni utente e ricrea digitalmente il tuo processo di ordinazione. Per vedere tutti i passaggi guarda il video tutorial

    • Inserire note ad uso interno sugli ordini
    • Aggiungere un carrello a un ordine cumulato
      Consente all'utente di aggiungere articoli o interi carrelli a un ordine collettivo
    • Modificare e inviare ordini cumulati
      Se sono stati combinati più carrelli di diversi acquirenti, questo utente può apportare modifiche e/o completare l'ordine.
    • Visualizzare gli ordini di tutti gli utenti
      L'utente potrà visualizzare gli ordini effettuati da tutti gli utenti di questo account. Senza questo diritto, l'utente potrà vedere solo i propri ordini.
    • Creare offerte
    • Visualizzare e modificare tutte le offerte
      Tali diritti consentono all'utente di accettare offerte che gli sono state preparate dall'ufficio commerciale e di apportare eventuali modifiche
    • Visualizzare e stampare le fatture
      L’utente ha l'accesso alle fatture per gli ordini che sono stati eseguiti. L'utente può anche stampare queste fatture.
    • Amministratore
      in qualità di amministratore di eShop, l'utente ha diritti avanzati, come il diritto di creare utenti e gestire le loro responsabilità e ruoli.
    • Modificare i codici materiale
      L'utente può creare, modificare ed eliminare codici materiale
    • Ordinare solo prodotti con codice materiale
      L'utente ha diritti di elaborazione dell'ordine limitati e non può aggiungere articoli al carrello senza un codice articolo.

    • Creare ordini di prova
      questo diritto può essere utilizzato per verificare se tutte le impostazioni (ad es. restrizioni sugli ordini, procedure di approvazione) sono state configurate correttamente. Gli ordini di prova non vengono effettivamente inviati e pertanto non vengono fatturati.
    • Scegliere un indirizzo di consegna tra quelli proposti (ma non sovrascriverlo)
      se questo diritto è spuntato, l'utente può selezionare solo gli indirizzi di consegna che sono stati creati dall'amministratore. L'utente non può inserire un proprio indirizzo
    • Modificare l'indirizzo di consegna sovrascrivendolo
      se questo diritto è spuntato, l'utente può modificare gli indirizzi di consegna esistenti nel carrello o anche inserire un nuovo indirizzo di consegna
    • Pagare con fattura
      Se questo diritto è attivato, l'utente può selezionare la modalità di pagamento "fattura" in fase di completamento dell'ordine.
    • Essere autorizzatore
      Questo utente è anche un approvatore e può approvare gli ordini.
    • Richiede autorizzazione degli ordini
      Questo utente deve sempre avere ordini approvati da una persona designata
    • Richiede autorizzazione solo per superamento del valore massimo per articolo
      Se viene superato un valore massimo definito dell'articolo, l'utente deve ottenere l'approvazione dell'ordine dall'approvatore definito prima del completamento.
    • Richiede autorizzazione solo per superamento del valore massimo per ordine
      Se il valore massimo dell'ordine definito viene superato, l'utente deve far approvare l'ordine dall'approvatore definito prima del completamento.

  • Centri di costo

    Puoi assegnare uno o più centri di costo a ogni utente eShop.

    Tramite la gestione dei centri di costo, i singoli centri di costo con i relativi budget possono essere definiti, modificati, attivati o disattivati in qualsiasi momento (non solo durante l'impostazione dell'account) e assegnati ai rispettivi utenti.
    I centri di costo possono essere creati solo dagli amministratori. Questi vengono poi assegnati agli altri utenti eShop che durante la conferma dell’ordine dovranno impostare il centro di costo a loro imputato.

    Gestire i centri di costo attraverso eShop offre diversi vantaggi:

    • Una gestione dei centri di costo più precisa e veloce, evitando operazioni di controllo e imputazione dei costi manuali
    • Puoi avere una panoramica degli acquisti generati dai vari centri di costo attraverso la sezione statistiche
    • Puoi esportare le statistiche d’acquisto in formato CSV o Excel

    Creazione di un centro di costo

    NB. per creare un nuovo centro di costo devi avere diritti di amministratore!

    1. Accedi al My eShop account e Seleziona "Centri di costo".
    2. Fai clic su "Aggiungi centro costi" per aprire una nuova finestra
    3. Inserisci il nome del centro di costo, un identificativo del centro di costo e il budget che si intende destinare a tale centro di costo e assegna uno o più utenti.
    4. Conferma le voci facendo clic su "Salva".

    Per vedere tutti i passaggi di creazione di un centro di costo guarda il video tutorial

    Assegnazione di un centro di costo al tuo ordine

    1. Accedi al tuo account cliente Hoffmann Group e inserisci gli articoli che vuoi acquistare nel tuo carrello.
    2. Nel carrello, è possibile selezionare un centro di costo di livello superiore o definire diversi centri di costo per articolo dell'ordine. Il budget del centro di costo verrà scalato ad ogni ordine effettuato impedirà ulteriori ordini in caso di superamento del budget.

    Per monitorare i budget assegnati puoi trovare le statistiche dettagliata del budget e dei centri di costo che hai usato nella sezione dei centri di costo “statistiche d’acquisto”.


DOCUMENTI DI OFFERTA

CREA LA TUA OFFERTA

Crea un'offerta PDF a partire dal tuo carrello: potrai procedere con la stampa e/o salvarla per l’approvazione, prima di ordinarla.

RICHIEDI UN'OFFERTA

Per richieste speciali o acquisto di articoli particolari o in grandi quantità, puoi ricevere un'offerta personalizzata dai nostri consulenti e accettarla direttamente dall'eShop.

OFFERTA RIORDINABILE

Tramite il tuo referente, puoi richiedere un'offerta riordinabile con una scadenza a lungo termine (ideale per l'acquisto di articoli extra-catalogo).

  • Crea un'offerta in autonomia

    Sull’eShop è possibile creare autonomamente documenti di offerta a partire dal carrello: una volta compilato il carrello con gli articoli desiderati, vai alla pagina di check out, seleziona il centro se necessario e procedi alla creazione dell’offerta cliccando su "Stampa offerta", anziché completare l'ordine.

    Salvare un’offerta in PDF è particolarmente utile se l'azienda richiede una forma cartacea da approvare separatamente prima di confermare l'ordine.

    Inoltre, partendo dalla sezione "Le mie offerte" potrai richiamare gli articoli dell'offerta nel carrello e procedere con l’ordine definitivo.

  • Richiedi un'offerta

    Se richiedi un'offerta personalizzata al tuo referente Hoffmann, puoi visualizzarla e accettarla dal tuo account eShop, nella sezione "Offerta da Hoffmann", dove sono raccolte tutte le offerte richieste, non ancora visualizzate, in attesa o approvate.

    All’interno dell’offerta troverai il numero di posizioni ordinate, ossia le righe dell’ordine, il numero e la descrizione degli articoli, il prezzo dedicato ed eventuali sconti applicati, le informazioni sulla consegna, l’indirizzo di spedizione e i tuoi riferimenti commerciali. Il totale dell’offerta viene mostrato al netto IVA.

    Prima di confermare l’offerta è possibile inserire un numero d’ordine interno che comparirà all’interno di tutti i documenti successivi (bolla di consegna, copia fattura) ed è possibile inoltre richiedere modifiche o chiarimenti ed infine confermare l’ordine.

  • Offerta riordinabile

    Richiedendo preventivamente un’offerta riordinabile al proprio referente Inside Sales è possibile creare un’offerta con una data di validità più estesa e che permette di essere riordinata più volte.

    In questo modo, per esempio se l’azienda ha bisogno di ordinare ripetutamente degli articoli fuori catalogo, potrà ordinarli direttamente, senza attendere le normali procedure e tempistiche di implementazione dei codici extra catalogo all’interno dell’eShop (necessari solo la prima volta).


FUNZIONI SELF SERVICE

GESTIONE ORDINI

Qui puoi vedere una panoramica di tutti gli acquisti effettuati, con i relativi dettagli sullo stato di consegna.

GESTIONE RESI

Puoi avviare la procedura di reso di singoli articoli o dell'ordine completo in pochi e semplici passaggi.

STATISTICHE DI ACQUISTO

Puoi visualizzare la lista degli ordini inviati filtrando per: utente, centro di costo, intervallo date, articoli, prezzi.

  • Gestione Ordini (fatture, bolle di consegna, stato spedizione)

    Informazioni sugli ordini

    Puoi filtrare i tuoi ordini per dipendente/Buyer o intervallo di tempo, puoi riordinarli semplicemente tramite il tasto “Aggiungi l’ordine al carrello” e visualizzare lo status della spedizione.

    All’interno di ogni singolo ordine troverai tutte le informazioni più importanti e copia dei documenti di cui avrai bisogno:

    • Ordine: scarica una copia in pdf dell’ordine effettuato
    • Pagamento tradizionale: scarica una copia pdf della tua fattura, quando sarà disponibile
    • Informazioni sulla consegna: verifica lo status del tuo ordine
    • Conferma d’ordine: scarica una copia pdf della conferma d’ordine con i dati necessari a rintracciare l’ordine effettuato: indirizzo di destinazione, numero d’ordine interno ecc..

    Bolla di consegna e status spedizione

    Documento di trasporto: all’interno della tab “Bolla di consegna” puoi scaricare copia del documento di trasporto e monitorare la tua spedizione: con il monitoraggio della spedizione, puoi visualizzare lo stato della tua spedizione per gli ordini online in qualsiasi momento dopo che è stata consegnata al fornitore di servizi di trasporto.

    • Clicca su “Monitoraggio spedizione”: verrai quindi reindirizzato alla pagina del fornitore del servizio di trasporto e qui riceverai le informazioni corrispondenti sulla cronologia delle spedizioni.
    • Tieni presente che i singoli articoli nel tuo ordine potrebbero avere date di consegna diverse e quindi date di tracciabilità diverse.

  • Gestione Resi

    A completare la sezione Ordini precedenti, è stata implementata una nuova funzione per effettuare in autonomia una richiesta di reso:

    • Puoi restituire l'intero ordine spuntando "Seleziona tutti gli articoli" oppure singoli articoli, e la quantità specificando un motivo per il loro reso
    • Conferma la richiesta di reso
    • Riceverai un'e-mail con il documento di reso e la lettera di vettura da applicare al collo da spedire

    A questo punto all’interno della panoramica dell’ordine sarà presente una sezione relativa al Reso. Guarda il video tutorial

  • Statistiche di acquisto

    Utilizzando questa funzione sai sempre cosa e quanto è stato ordinato e puoi visualizzare o esportare in qualsiasi momento gli ordini già inviati, filtrando per: utente, centro di costo, intervallo temporale, articoli e prezzi.

    1. Accedi al tuo account cliente Hoffmann Group e vai alla pagina "Il mio account eShop". Seleziona "Statistiche di acquisto".

    2. Ora puoi vedere tutti gli articoli che hai ordinato a colpo d'occhio.

    3. Cliccando su “Scarica come file CSV” o “Scarica come file Excel” è possibile scaricare i dati degli ordini

    In questo modo potrai avere pieno controllo sugli acquisti della tua azienda, dalla scelta dei prodotti da acquistare, allo storico degli ordini effettuati, alla possibilità di scaricare in autonomia tutti i documenti relativi all’ordine, alla consegna e alla fase successiva della spedizione.


Entra in eShop e prova tutte le funzioni

Con due semplici passaggi accedi subito a tutte le funzioni eShop pensate per ottimizzare i tuoi processi di acquisto.
Se qualcosa non è chiaro puoi consultare le FAQ

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