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Unser Experten Know-How zur Beschaffung Persönlicher Schutzausrüstung
Wie Sie Gehörschutz, Atemschutz und Co. richtig auswählen und Ihren Einkauf optimieren
In vielen Unternehmen muss aktuell der Rotstift angesetzt werden. Auch bei der persönlichen Schutzausrüstung (PSA) gibt es häufig Einsparpotenzial. Beispielsweise kann die Anzahl der für den Einkauf freigegebenen PSA-Artikel reduziert, die Anzahl an Lieferanten konsolidiert und der Beschaffungsprozess weiter automatisiert werden. Wie ganzheitliche Konzepte für persönliche Schutzausrüstung Kosten senken und nebenbei die Arbeitssicherheit verbessern können, erklärt Alexandra Kovacs, Projektmanagerin PSA bei der Hoffmann Group, im Interview.
Die Hoffmann Group propagiert die Devise "Mit dem Rotstift zu mehr Sicherheit". Was genau muss man sich darunter vorstellen?
Was muss man beachten, um ein tragfähiges PSA-Konzept zu erarbeiten?
Kovacs: Wichtig ist, alle betroffenen Interessensgruppen in den Entscheidungsprozess einzubinden. Dazu gehören beispielsweise strategische Einkäufer, Betriebsärzte, Sicherheitsingenieure, Produktionsleiter, Niederlassungsleiter und natürlich die Mitarbeiter. Letztere sollten als spätere Nutzer der persönlichen Schutzausrüstung die Chance haben, die Produkte nicht nur zu begutachten, sondern auch probezutragen. Um langfristig eine hohe Akzeptanz zu sichern sollten außerdem bei der Qualität nicht nur die Mindestanforderungen erfüllt, sondern auch höherwertige Artikel in den Katalog aufgenommen werden. Zur Festlegung von Mindestanforderungen und Schutzklassen empfehlen wir, im Vorfeld eine ausführliche Arbeitsplatzbegehung und eine Gefahrenanalyse durchzuführen. Dabei werden für alle Arbeitsplätze die PSA-Anforderungen definiert und den verschiedenen Arbeitsbereichen Sicherheitsniveaus zugeteilt. Angesichts der Fülle der am Markt verfügbaren Produkte sollte man sich jedoch darauf einstellen, dass die Entscheidungsfindung bei den ein oder anderen Produkten der persönlichen Schutzausrüstung länger dauern wird.
Welche Vorgehensweise eignet sich, um möglichst schnell einen Konsens zu finden?
Kovacs: Bewährt hat es sich, mit Produkten zu beginnen, die sich in der Komplexität kaum voneinander unterscheiden und bei Bedarf schnell wieder ausgetauscht werden können. Dazu zählen der Atem-, Kopf-, Augen- und Gehörschutz. Bei diesen Produkten lässt sich schnell Einigkeit erzielen. Bereiche die mehr Aufwand verursachen, werden hingegen erst am Schluss bearbeitet. Ein komplexeres Thema ist zum Beispiel der Fußschutz, denn die Schuhe müssen die richtige Passform haben. Dazu müssen die Füße der Mitarbeiter genau vermessen und etwaige gesundheitliche Einschränkungen geprüft und aufgenommen werden. Eine Mindestanzahl an Schuhmodellen festzulegen, welche den größten Bedarf hinsichtlich Tragekomfort, Design und zudem die festgelegten Sicherheitsstandards abdeckt, Schuhmodelle zur Auswahl anzubieten, ist hier ratsam. Einen besonderen Vorteil bieten außerdem Schuhmodelle mit Mehrweitensystem und verschiedenen Dämpfungsklassen, denn diese werden sowohl schmaleren als auch breiteren Füßen gerecht und können auf das Körpergewicht der Träger abgestimmt werden. Bei den Schuhen und auch bei der Schutzkleidung ist es empfehlenswert, die zur Wahl stehenden Produkte von kleinen Pilotgruppen auch auf internationaler Ebene probetragen zu lassen. Schließlich fallen Konfektionsgrößen in den verschiedenen Ländern uneinheitlich aus, das heißt, ein T-Shirt in der deutschen Größe M kann in anderen Ländern einer Größe L entsprechen. Länderspezifische Besonderheiten sind deshalb unbedingt zu berücksichtigen. Die Dauer des Tragetests wird individuell definiert. Sie beträgt in der Regel vier bis sechs Wochen.
Immer mehr Unternehmen statten ihre Mitarbeiter mit einheitlicher Arbeitskleidung aus. Was ist dabei zu beachten?
Kovacs: Tatsächlich kann eine Orientierung am Corporate Design helfen, die Produktvielfalt bei der Arbeitskleidung einzudämmen. Zusätzlich kann eine einheitliche Ausrüstung das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Mitarbeiterbindung stärken. Wenn das Farbspektrum eingeschränkt wird, dafür aber höherwertige Produkte zu Wahl stehen, lassen sich die Mitarbeiter meistens schnell überzeugen. Außerdem sollten die Mitarbeiter bei der Modellwahl einen gewissen Spielraum haben, indem sie beispielsweise aus einem Set von T-Shirt, Sweatshirt und Polo-Shirt zwei Oberteile aussuchen können. Um die Corporate Identity zu unterstreichen, werden die Textilien in der Regel mit dem Firmen-Logo veredelt, je nach Material entweder per Direkteinstickung, Stickemblem, Transferdruck oder Lasergravur.
Ein PSA-Kooperationspartner muss also einiges können, um ein solches Projekt zum Erfolg zu führen. Wie findet man den richtigen Partner?
Kovacs: Der PSA-Kooperationspartner sollte ein sehr tiefes PSA-Produktsortiment haben, damit möglichst viel aus einer Hand bezogen und bessere Preise verhandelt werden können. Er sollte außerdem über einen professionellen Beratungsservice verfügen, der vor Ort Fragen klären und die Niederlassungen aktiv bei Tragetests, Schulungen und der Einweisung der Mitarbeiter unterstützen kann. Auch bei der Verbesserung der Beschaffungsprozesse sollte er Hilfestellung leisten können, denn auch diese gehören auf den Prüfstand, damit durch eine stärkere Bündelung von Einzelaufträgen zu einem Großauftrag Einsparpotenzial erschlossen werden kann.
Können Sie uns ein erfolgreiches Beispiel nennen?
Kovacs: Gerne. MAN Energy Solutions hat zum Beispiel am Standort Zürich unser Einzelausgabesystem GARANT Tool24 PickOne eingeführt. Der Beschaffungsprozess für PSA wurde vollautomatisiert und um 75 Prozent beschleunigt. Es gibt jetzt nur noch einen Hauptlieferanten, und das ist die Hoffmann Group. Ist bei einem Artikel ein Meldebestand erreicht, schickt GARANT Tool24 PickOne automatisch eine Bestellung an uns. Den entsprechenden Bestellbetrag ziehen wir von einer zuvor getätigten Wertrahmenbestellung ab. Dadurch entfallen Bestellanforderungen und Einzelbestellungen. Ist der Wertrahmen ausgeschöpft, erfolgt die nächste Rahmenbestellung und die zugehörige Wareneingangsbuchung. Etwaige Bestandsabweichungen werden beim Befüllen des Systems festgestellt. Der Beschaffungsprozess wurde damit von 5 bis 8 Tagen auf zwei Tage verkürzt. Wir liefern die Ware binnen 24 Stunden nach Auftragseingang und sie geht direkt vom Wareneingang in den Automaten.
Mit Warenausgabesystemen wie GARANT Tool24 können Unternehmen außerdem sicherstellen, dass die erforderliche PSA rund um die Uhr verfügbar ist. Integrierte Reportings ermöglichen es, den Nachweis zu erbringen, dass jeder Mitarbeiter jederzeit die für ihn erforderliche PSA entnehmen konnte und das auch getan hat. Außerdem lassen sich die Anwenderprofile so anlegen, dass ein Mitarbeiter nur auf die für seinen Arbeitsbereich zugelassenen PSA-Artikel Zugriff hat. Das erhöht die Sicherheit im Unternehmen weiter.